Historie

Vanaf de milleniumwisseling hebben allerlei marketinggoeroes geroepen dat het zinnig is regelmatig een nieuwsbrief uit te brengen. Daarbij gebruikten ze allerlei termen als e-zine, newsletter, webtijdschrift, netblad of gewoon.. nieuwsbrief. De argumentatie was even zinnig als nog steeds geldig. Een regelmatige nieuwsbrief houdt je “in top of mind” van bestaande en potentiële klanten. Aangezien een e-mail versturen praktisch gratis is, is het gelijk een kosteneffectief middel. Verder is het versturen van e-mails eenvoudig, en is het daardoor een laagdrempelig marketinginstrument.

En dat hebben we gemerkt! Mailboxen raakten onder meer door deze brieven overspoeld. Als reactie daarop is er allerlei anti-spamwetgeving ontstaan. Hierdoor moet een nieuwsbrief aan een aantal essentiële regels voldoen. Ontvangers moeten zich bijvoorbeeld expliciet aanmelden voor een nieuwsbrief, en zich met een druk op de knop kunnen afmelden. Daarnaast zijn er een groot aantal automatische spamfilters. Die schijnen hun best te doen om juist jouw nieuwsbrief te blokkeren. Het is dus van een eenvoudig, een redelijk ingewikkeld medium geworden. Met alleen een adressenlijst in outlook kom je er tegenwoordig zakelijk niet meer.

De nieuwe media

De alternatieven vliegen je tegenwoordig om de oren. Een twitterbericht in het formaat van een sms is zo geschreven. Op Facebook of Hyves krabbel je wat en al je volgers of e-vrienden kunnen het lezen. Geen gedoe met spam, geen lijst bijhouden van afmelders, geen berichten die in spamfilters verdwijnen.

Daarbij hebben al deze alternatieven nog een specifiek kenmerk gemeen. Een e-mailnieuwsbrief vereist een mooie lay-out en aardig wat tekst. Dat verwacht de ontvanger, anders neemt hij je niet serieus. Een nieuwsbrief in de vorm van een plaatje zal bijvoorbeeld maar erg weinig ontvangers bekoren. Bij de alternatieven als Twitter ligt dat verwachtingsniveau aanzienlijk lager. En verder kost het bijna niets. De klassieke voordelen van de nieuwsbrief in een nieuw jasje!

De ontvanger

Zoals bij alles op het internet is uiteindelijk de ontvanger, de bezoeker, de lezer van je bericht degene die bepaalt. En dan spreken de getallen voor zichzelf. Bijna 100% van je (potentiële) klanten gebruiken e-mail en zijn daarmee bereikbaar. Ondanks de hype zijn er in Nederland omstreeks 400.000 actieve twittergebruikers. Met andere woorden: de twitterpopulatie is in het algemeen te laag om je doelgroep aan te spreken.

Daarnaast is er nog een ander addertje. Een e-mail in de inbox wordt bijna zeker gelezen. De kans is daarentegen groot dat jouw twitterbericht absoluut niet opvalt in de stortvloed van andere berichten.

Op dit moment is de realiteit dan ook: jazeker, een zakelijke nieuwsbrief heeft bestaansrecht. Met een extra toevoeging: als je het doet, doe het dan wel goed.

Het goed doen

Wat is het belangrijkste kenmerk van een goede nieuwsbrief?

Dat hij wordt gelezen!

Als de nieuwsbrief wordt gelezen, betekent dat dat de ontvanger de informatie nuttig vindt. Je kunt nog zulke mooie call to actions opnemen, maar in een ongelezen en onbekeken nieuwsbrief hebben die geen enkele waarde.

Bij een goede nieuwsbrief moet zowel de techniek, als de inhoud en de lay-out van de nieuwsbrief kloppen. Gebruik daarom goede software die het aanmeld- en afmeldproces automatiseert. Die ervoor zorgt dat je goede statistieken hebt, en het je gemakkelijk maakt de nieuwsbrieven een uniform uiterlijk te geven. Bij vanCarabas.nl gebruiken we een specifiek component, dat zich wereldwijd heeft bewezen. Het ergste wat je immers kunt overkomen, is dat naar alle relaties een verkeerd bericht wordt verstuurd.

Ook wij hebben voor die keus gestaan. Voor onszelf, maar ook voor anderen. De ideeën die we daarbij hebben opgedaan vertellen we in dit artikel.

De basisfuncties

Allereerst is er goed nieuws. De basisfuncties voor het bloggen (berichten maken, foto's integreren, reacties geven et cetera) zijn nooit een probleem. Alle grote systemen bieden die. Bijzondere functies verschillen wel van blogsysteem tot blogsysteem. Maar alle grote systemen kennen de mogelijkheid om de functionaliteit met extra gadgets uit te breiden. Het is bijna onmogelijk om vooraf te bepalen wat wel, en wat niet mogelijk is.

Die uitbreidbaarheid is gelijk een valkuil. Met bijna alle systemen kun je ook echt bijna alles. Alleen gaat dat bij het ene systeem wat makkelijker dan bij het andere. We bespreken zo dadelijk drie systemen en geven aan hoever de uitbreidbaarheid gaat, en hoeveel kennis je daarvoor moet meebrengen.

Als je blog eenmaal is ingericht, is er feitelijk maar een functie echt van belang en dat is de kwaliteit van de teksteditor. In de praktijk typen wij nog steeds onze blogteksten in met Word of Open Office om ze daarna in de blogsoftware in te kopiëren. Zo hebben we de spellingscontrole goed voorhanden en altijd een kopie van de tekst op onze eigen PC. We zijn nog geen online editor tegengekomen die ons kan bekoren.

De keuzecriteria

Als de gewone functies geen reden zijn om een bepaald systeem te kiezen, wat is dan wel een reden? Het antwoord is licht verrassend. De algemene regel is: ga voor de standaard! Voor een blog bepaal je dat op basis van de kenmerken 'continuïteit' en 'beschikbaarheid documentatie':

Continuïteit

Er moet een goede verwachting zijn dat het systeem nog lang blijft bestaan. Niemand kan met volledige zekerheid in de toekomst kijken, maar er zijn wel een paar indicaties om die toekomst te voorzien:

• Hoe lang bestaat het systeem al? Hoe langer een systeem bestaat, hoe meer kans er is dat het nog voor langere tijd zal bestaan.
• Hoeveel actieve gebruikers zijn er? Veel actieve gebruikers betekent een goede incentive voor de aanbieders om het te blijven ondersteunen. Verder is de kans dan het grootst dat er geen rare fouten meer inzitten.
• Hoe groot is de ondersteunende organisatie? Het kan dan bijvoorbeeld om een opensource gemeenschap gaan of een groot bedrijf.
• Klopt het businessmodel van de aanbieder? Kan hij er van leven.

Beschikbaarheid documentatie

Vaak onderschat maar onontbeerlijk wanneer je wat meer wilt. Zonder goede handleidingen of internetondersteuning ben je een puzzelaar als je je blog wilt gebruiken. Dat is toch niet de bedoeling. Hoe mooi een systeem er ook uitziet, als de handleiding niet deugt, blijf er dan van weg.

Andere verwachtingen

Er zijn nog twee specifieke aandachtspunten bij blogsystemen. Deze hebben grote invloed op je keuze.

Uitsluitend bloggen of ook meer

Wil je alleen een blog opzetten, of wil je nog veel meer met je site? Bijvoorbeeld een fotoboek, een productencatalogus, een FAQ of andere functies. Integreer je dat in je blog, of maak je een aparte site naast je blog? Met elk systeem kun je wel iets extra's toevoegen, maar bij de een is het beperkter dan bij de ander.

Blogsoftware zelf beheren of laten beheren

Sommige blogsystemen zijn helemaal ingericht. Je meldt je aan bij de dienst, kiest een lay-out en bloggen maar. Het dagelijks beheer (backups, nieuwe versies installeren) doen anderen voor je. In principe heb je er geen omkijken meer naar. Voor andere systemen moet je de blogsoftware eerst op een server (laten) installeren en moet je het beheer van de software zelf doen (of laten doen).

De kosten voor de blogsoftware en de installatie op een server zijn beperkt van gratis tot enkele tientjes per jaar. Tenminste, zolang je geen blog hebt dat door tienduizenden wordt gelezen. Maar als je die mijlpaal bereikt, zullen de kosten geen probleem meer zijn.

Onze persoonlijke shortlist

Op basis van bovenstaande keuzecriteria hebben we een eigen shortlist samengesteld. Een van de methoden die we daarvoor hebben gehanteerd, is een empirisch onderzoekje. We hebben gekeken wat de meest populaire keuze voor een groep bloggers was (zie dit document). Daarnaast hebben we verschillende systemen kort uitgeprobeerd. Natuurlijk is dit niet volledig wetenschappelijk, maar zoals eerder gezegd: er is teveel keus, er wijzigt teveel te snel, andere selectiemethodes werken daardoor niet.

Wat staat er op onze shortlist:

Blogger

Dit komt alleen in de variant van een volledig ingerichte webserver. Het systeem wordt betaald door Google en bestaat al vanaf 1999. Vele gebruikers, goede documentatie en regelmatig updates. Integratie met Picasa fotoalbums. Goed beheer met een aantal mooie functies zoals de mogelijkheid om een afgeschermd blog te maken. Is goed zelf op te zetten, zeker als je onze handleiding daarbij gebruikt. Het is specifiek een blogsysteem en andere functies zijn niet toe te voegen (tenzij je een hele grote hacker bent).

WordPress

Het meest gebruikte systeem. Open source. In de variant van een volledig ingerichte webserver beschikbaar, maar je hebt ook de mogelijkheid zelf de server in te richten. Via plugins is het systeem uitbreidbaar met allerlei mogelijkheden, tot een kleine webwinkel aan toe. Met enige kennis is het opzetten zelf te doen, maar als je wat meer extra's wilt, is het handig dit voor je te laten doen door iemand die er ervaring in heeft. Technisch redelijk eenvoudig van opzet.

Joomla!

Een open source content management systeem waar je ook mee kunt bloggen. In tegenstelling tot Blogger en WordPress zul je dit systeem altijd zelf op een webserver moeten beheren. Verder ziet een Joomla! website er op de standaard wijze geïnstalleerd minder goed uit dan de andere twee. Meer werk te doen om het aan te passen! Het voordeel daarentegen is dat Joomla! veel geschikter is als je andere functies wilt toevoegen. Met andere woorden, als je blog onderdeel van je site is en niet andersom. Veel meer flexibiliteit, maar dat betekent dat je in het algemeen een expert moet benaderen om een en ander voor je op te zetten en in te richten.

Meer keuzes staan er niet op onze lijst. Er zijn nog heel veel andere systemen en daar zitten ook hele goede tussen, misschien wel betere dan die hier zijn beschreven. Mocht je liever voor een ander systeem gaan dan adviseer ik je om dat systeem altijd tegen bovengenoemde keuzecriteria aan te houden.

Welke kiezen

Welk systeem is in jouw specifieke situatie nu het beste? Dat is natuurlijk niet te zeggen zonder die situatie te kennen. We geven daartoe hieronder drie verschillende voorbeeldgebruikers aan, en welke keuze voor hen de juiste is. Jij zult daar waarschijnlijk nooit precies bijpassen, maar het geeft richting voor je keuze.

Reisverslag van de lange-afstandszeiler

De lange-afstandszeiler is soms een paar weken weg van land. Voor hem is het belangrijk dat hij naar het beheer geen omkijken heeft. Zelf een installatie op een webserver onderhouden, is geen optie. Handige neefjes of anderen met kennis zijn niet altijd voorhanden, dus wil hij een systeem waar hij zonder hulp toch goed gebruik van kan maken. Hij heeft regelmatig een langzame internet verbinding. Wil wel graag zijn foto's uploaden en laten zien als de gelegenheid er is. Voor deze gebruiker is Blogger ideaal. Zeker nadat hij onze handleiding heeft gelezen.

Het coachingsblog

De coach wil een blog met daarnaast de mogelijkheid voor wat extra functies. Bijvoorbeeld een paar pagina's met het coachingsaanbod. Het blog moet iets eigens hebben, en het is noodzakelijk dat de lay-out met die van het visitekaartje overeenkomt. Daarvoor is hij bereid een kleine investering te doen. Voor deze gebruiker is WordPress een hele goede oplossing. Overigens, het 'Webkoppel Schrijft' blog wat je nu leest is ook gebouwd met WordPress.

De bedrijfssite

Een bedrijf wil zelf altijd toegang tot de eigen gegevens en zo min mogelijk afhankelijk zijn van een dienstverlener die er elk moment mee kan ophouden. De programmacode van de uitbreidingen moet 'netjes' zijn, zodat deze goed over te dragen is aan anderen. Behalve bloggen zijn ook andere functies noodzakelijk, zoals geavanceerde menusystemen, FAQ's, nieuwsbrieven en maatwerkinvoercomponenten. De site moet daarbij volledig aansluiten op de eigen huisstijl. Een initiële investering om een site op te zetten is geen probleem, en ook voor het onderhoud is budget beschikbaar. Voor deze gebruiker is Joomla! de oplossing.

Maar het gaat om het schrijven!

Het is soms verleidelijk om te denken dat je er bent als je je blog eenmaal hebt ingericht. Maar het gaat natuurlijk uiteindelijk om het schrijven. Dus richt je blog in en vul het. Het web is vol met lege bloggen, laat die van jou daar niet bijhoren!

Een laatste tip

Zorg altijd voor een goede back-up van je blogberichten die je ergens op je eigen PC bewaart. Mocht de webhoster problemen krijgen of er plots mee stoppen ben je ze in ieder geval niet kwijt.